PAÏA

LOI DE 2000 SUR LA PROMOTION DE L'ACCÈS À L'INFORMATION

ARTICLE 51(1) MANUEL

OF

Ker & Downey Africa (Pty) Ltd

Numéro d'enregistrement : 2012 / 040 317 / 07

1. Introduction

Ce manuel est publié conformément à l'article 51(1) de la loi de 2000 sur la promotion de l'accès à l'information (loi n° 2 de 2000) (« la Loi »). Cette loi donne effet aux dispositions de l'article 32 de la Constitution, qui prévoit le droit d'accès aux informations détenues par l'État et aux informations détenues par une autre personne, nécessaires à l'exercice et/ou à la protection de tout droit. La référence à toute information autre que celles spécifiquement requises par l'article 51 de la Loi ne crée aucun droit (contractuel ou autre) à recevoir ces informations, sauf dans les conditions prévues par la Loi.

2. PRÉSENTATION DE KER & DOWNEY AFRICA (PTY) LTD

KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd est une société de safari africain de luxe proposant des voyages personnalisés à travers le continent africain depuis notre base d'origine au Cap.

KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd soutient le droit constitutionnel d'accès à l'information et nous nous engageons à vous donner accès à nos dossiers conformément aux dispositions de la loi, à la confidentialité que nous devons aux tiers et aux principes du droit sud-africain.

3. DISPONIBILITÉ DE CE MANUEL

Un exemplaire de ce manuel est disponible sur notre site web ou sur demande adressée par courriel au responsable de l'information. Vous pouvez également vous le procurer auprès de notre siège, la Commission sud-africaine des droits de l'homme (« SAHRC »), aux adresses indiquées ci-dessous, ou auprès de l'Imprimerie nationale. Ce manuel sera mis à jour périodiquement, selon les besoins.

4. COMMENT DEMANDER L'ACCÈS AUX DOSSIERS DÉTENUS PAR KER & DOWNEY AFRICA (PTY) LTD

Les demandes d’accès aux dossiers détenus par KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd doivent être effectuées sur les formulaires de demande disponibles sur notre site web et dans nos bureaux, sur le site web de la SAHRC ou auprès du ministère de la Justice et du Développement constitutionnel (sous la rubrique « réglementation »).

Des frais de demande peuvent être exigés (voir le barème des frais sur www.sahrc.org.za). Vous pouvez soumettre une demande sans payer ces frais, mais veuillez noter que le paiement des frais prescrits doit être effectué avant que la demande ne soit traitée. Les demandes d'accès aux documents doivent être adressées à notre responsable de l'information à l'adresse, au numéro de fax ou à l'adresse électronique indiqués ci-dessous.

Le demandeur doit fournir suffisamment de détails sur le formulaire de demande pour permettre au responsable de l'information d'identifier le document et le demandeur. Il doit également indiquer la forme d'accès requise et préciser s'il souhaite être informé par tout autre moyen, en précisant les informations nécessaires à cette fin.

Le demandeur doit identifier le droit qu’il cherche à exercer ou à protéger et fournir une explication des raisons pour lesquelles le document demandé est nécessaire à l’exercice ou à la protection de ce droit.

Si une demande est faite au nom d'une personne, le demandeur doit alors soumettre une preuve de la qualité en laquelle il fait la demande à la satisfaction du responsable de l'information de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd.

Le formulaire standard qui doit être utilisé pour la formulation des demandes est l'annexe C. Le fait de ne pas utiliser ce formulaire pourrait entraîner le refus de votre demande (si vous ne fournissez pas suffisamment d'informations ou autre) ou un retard.

Veuillez noter que toutes les demandes adressées à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd seront évaluées et prises en compte conformément à la Loi. La publication de ce manuel décrivant les catégories et l'objet des informations détenues par KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ne confère aucun droit (contractuel ou autre) d'accès à ces informations ou documents, sauf dans les conditions prévues par la Loi.

5. COORDONNÉES

COMMENT ACCÉDER AU GUIDE DÉCRIT À L'ARTICLE 10 DE LA LOI

Le guide de la loi décrit à l'article 10 est disponible auprès de la Commission sud-africaine des droits de l'homme. Pour toute question, veuillez vous adresser à :

La Commission sud-africaine des droits de l’homme :

Unité PAIA

Le Département de recherche et de documentation

Adresse postale:

Sac privé 2700

Houghton

2041

Téléphone: + 27 11 484-8300

Fax: + 27 11 484-0582

Site web : www.sahrc.org.za

Courriel : [email protected]

7. DIVULGATION VOLONTAIRE

KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd n'a pas publié d'avis volontaire au sens de l'article 52(2) de la Loi. Il convient toutefois de noter que certaines informations relatives à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd et à ses services sont librement accessibles sur son site web. D'autres informations relatives à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd sont également publiées ponctuellement sur le site web.

Des informations complémentaires sous forme de brochures marketing, de supports publicitaires et d'autres communications publiques sont également mises à disposition de temps à autre.

8. DOCUMENTS DISPONIBLES EN VERTU DE TOUTE AUTRE LÉGISLATION

Les informations sont disponibles aux termes de la législation suivante pour les personnes ou entités spécifiées dans cette législation :

• Loi sur les sociétés 71 de 2008
• Loi n° 130 de 1993 sur l'indemnisation des accidents du travail et des maladies professionnelles.
• Loi de l'impôt sur le revenu 58 de 1962
• Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée 89 de 1991
• Loi sur les relations de travail 66 de 1995
• Loi sur les conditions de base de l'emploi 75 de 1997 • Loi sur l'équité en matière d'emploi 55 de 1998
• Loi sur les prélèvements pour le développement des compétences 9 de 1999
• Loi sur l’assurance-chômage 63 de 2001;

En outre, les informations sont mises à la disposition des régulateurs gouvernementaux lorsque la législation spécifique aux opérations de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd l'exige.

9. ENREGISTREMENTS DÉTENUS PAR KER & DOWNEY AFRICA (PTY) LTD

KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd conserve des documents sur les catégories et sujets suivants. Cependant, l'inscription d'une catégorie ou d'un sujet dans ce manuel ne signifie pas qu'une demande d'accès à ces documents sera acceptée. Toutes les demandes d'accès seront évaluées au cas par cas, conformément aux dispositions de la Loi.

9.1. Registres internes

Les documents suivants concernent les affaires propres de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd et celles de ses divisions, filiales et sociétés associées :

• Documents constitutionnels de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd
• Dossiers financiers

o États financiers annuels.

o Registres comptables

o Registre des actifs

o Dossiers bancaires

• relevés bancaires
• Chèques payés
• Dossiers bancaires électroniques

o Factures

o Contrats de location

o Déclarations de revenus

• Dossiers opérationnels
• Licences
• Intellectual property
• Dossiers de marketing;
• Correspondance interne;
• Enregistrements de produits;
• Registres statutaires; et
• Politiques et procédures internes.

9.2. Dossiers du personnel

Le personnel fait référence à toute personne qui travaille pour ou fournit des services à ou au nom de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd et reçoit ou a le droit de recevoir une rémunération et toute autre personne qui aide à mener à bien ou à diriger les activités de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd.

Cela inclut, sans s'y limiter, les administrateurs, les directeurs exécutifs, les administrateurs non exécutifs, l'ensemble du personnel permanent, temporaire et à temps partiel, ainsi que les contractuels. Les dossiers du personnel comprennent les éléments suivants :

• Tous les dossiers personnels fournis à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd par son personnel ;
• Tout dossier qu'un tiers a fourni à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd concernant l'un des membres du personnel de ce tiers ;
• Conditions d'emploi et autres documents contractuels et quasi-légaux relatifs au personnel ;
• Dossiers d'évaluation interne; et
• Autres documents internes et correspondance.
• Code disciplinaire
• Dossiers disciplinaires
• Contrats de travail
• Plans d'équité en matière d'emploi
• dossiers d'aide médicale
• Registres de salaires
• Enregistrements SETA
• Manuels de formation
• Dossiers de formation

9.3. Dossiers clients

KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd est très soucieuse de la protection des informations confidentielles de ses clients. Veuillez motiver toute demande d'informations client avec la plus grande prudence, conformément aux articles 63 à 67 de la loi relative à la protection des informations de tiers.

Les informations client comprennent les éléments suivants :

• Tous les enregistrements qu'un client a fournis à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ou à un tiers agissant pour ou au nom de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ;
• Informations contractuelles ;
• Évaluation des besoins des clients ;
• Dossiers personnels des clients ;
• Informations sur le crédit et autres recherches menées sur les clients ;
• Tous les enregistrements qu'un tiers a fournis à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd sur les clients ;
• Dossiers confidentiels, privilégiés, contractuels et quasi légaux des clients ;
• Dossiers d’évaluation des clients ;
• Profilage des clients ;
• Études de performance menées pour le compte de clients ou sur des clients ;
• Tous les enregistrements qu'un tiers a fournis à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd, directement ou indirectement ; et
• Enregistrements générés par ou au sein de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd concernant les clients, y compris les enregistrements transactionnels.

9.4. Autres parties

Des documents sont conservés concernant d'autres parties, notamment les entrepreneurs, fournisseurs, coentreprises, prestataires de services et les conditions générales du marché. De plus, ces autres parties peuvent détenir des documents appartenant à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd. Les documents suivants relèvent de cette catégorie :

• Les dossiers du personnel, des clients ou de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd qui sont détenus par une autre partie et non par KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ; et
• Les dossiers détenus par KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd concernant d'autres parties, y compris les dossiers financiers, la correspondance, les dossiers contractuels, le courrier électronique, les journaux, les informations mises en cache, les dossiers fournis par l'autre partie et les dossiers fournis par des tiers sur les entrepreneurs/fournisseurs ou le client.

9.5. Autres documents

D'autres documents sont conservés, notamment :

• Informations relatives aux activités commerciales de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ; et
• Recherche effectuée pour le compte d'un client par KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd ou commandée à un tiers pour un client ;
• Informations de recherche appartenant à KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd, qu'elles soient réalisées par elle-même ou commandées à un tiers.

9.6. Registres aux termes de la loi sur les sociétés 71 de 2008

• Documents de constitution.
• Acte constitutif (statuts aux termes de la loi de 1973).
• Procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
• Documents relatifs à la nomination des administrateurs, du vérificateur, du secrétaire de la société, des dirigeants désignés ou de tout autre dirigeant.
• Le registre des actionnaires et autres registres statutaires.

10. Détails sur la façon de soumettre une demande d'accès à l'information

Formulaire C – la partie requérante doit soumettre le formulaire (dont une copie se trouve à la fin de ce manuel) et les frais de demande (www.sahrc.org.za) au responsable de KER & DOWNEY AFRICA (Pty) Ltd.

Un tel formulaire doit être soumis à :

Adresse électronique : [email protected]

Numéro de téléphone : +27 21 201 2484

Adresse postale : 7 Bree Street, 601 Touchstone House

Le Cap

8001

La partie requérante doit fournir des informations adéquates et précises dans le formulaire C afin de permettre à KER & DOWNEY AFRICA (PTY) LTD de localiser les documents demandés, ainsi que des informations complètes la concernant. Il lui est également demandé d'indiquer les moyens d'accès requis et de fournir à la partie responsable tous les détails de ses exigences. La partie requérante est également tenue de préciser et d'identifier le droit qu'elle souhaite exercer et/ou protéger et/ou motiver, en expliquant de manière suffisamment détaillée et précise les raisons pour lesquelles cet exercice et cette protection sont requis.

La partie requérante recevra une réponse écrite (sauf accord contraire) à l'adresse et/ou au moyen de communication choisis, comme indiqué dans le formulaire C. Si la partie requérante soumet la demande au nom d'une autre personne, elle devra fournir une preuve documentaire de la qualité de cette personne, suffisamment détaillée pour que la partie responsable puisse examiner une telle demande.

11. RÉSULTATS DES DÉCISIONS ET MOTIFS

La Partie requérante sera informée dans un délai de 30 (trente) jours calendaires de la décision de la Partie responsable de lui fournir ou non les informations demandées. Les motifs de ces refus seront communiqués à la Partie requérante.

12. HONORAIRES PRESCRITS :

Si le demandeur demande ses propres dossiers personnels, aucuns frais ne sont exigibles. Cependant, tous les frais sont régis par la loi. Un forfait de 50.00 rands (cinquante rands) est dû si les informations demandées ne concernent pas les dossiers personnels de l'employé (si la demande a été acceptée par la partie responsable). Vous serez informé(e) de tous frais supplémentaires liés à la récupération de ces dossiers (pouvant inclure des frais d'accès ou de récupération).

FORMULAIRE C

DEMANDE D'ACCÈS AU DOSSIER D'UN ORGANISME PRIVÉ

(Article 53(1) de la Loi de 2000 sur la promotion de l'accès à l'information

(Loi n° 2 de 2000)

[Règlement 10]

1. Informations sur l'organisme privé

La tête:

1. Coordonnées de la personne demandant l'accès au dossier

(a) Les coordonnées de la personne qui demande l’accès au dossier doivent être indiquées ci-dessous.

(b) L'adresse et/ou le numéro de fax dans la République auquel les informations doivent être envoyées doivent être indiqués.

(c) La preuve de la qualité en laquelle la demande est faite, le cas échéant, doit être jointe.

Noms et prénoms complets :

Numéro d'identité :

Adresse postale:

Numéro de fax:

Numéro de téléphone:

Adresse e-mail:

Qualité en laquelle la demande est faite, lorsqu'elle est faite au nom d'une autre personne :

1. Informations sur la personne au nom de laquelle la demande est faite

Cette section doit être remplie UNIQUEMENT si une demande d’information est faite au nom d’une autre personne.

Noms et prénoms complets :

Numéro d'identité :

1. Informations sur le dossier

(a) Fournir tous les détails du dossier auquel l’accès est demandé, y compris le numéro de référence si vous le connaissez, afin de permettre de localiser le dossier.

(b) Si l’espace prévu est insuffisant, veuillez continuer sur un folio séparé et le joindre à ce formulaire.

Le demandeur doit signer tous les folios supplémentaires.

1 Description du document ou de la partie pertinente du document :

2 Numéro de référence, si disponible :

3 Autres renseignements figurant au dossier :

1. Frais

(a) Une demande d’accès à un dossier, autre qu’un dossier contenant des renseignements personnels vous concernant, ne sera traitée qu’après le paiement des frais de demande.

(b) Vous serez informé du montant à payer à titre de frais de demande.

(c) Les frais payables pour l’accès à un dossier dépendent de la forme sous laquelle l’accès est requis et du temps raisonnable requis pour rechercher et préparer un dossier.

(d) Si vous êtes admissible à une exemption du paiement de frais, veuillez indiquer le motif de l’exemption.

Motif de l'exemption du paiement des frais :

1. Formulaire d'accès au dossier

Si vous êtes empêché par un handicap de lire, de visionner ou d'écouter le document sous la forme d'accès prévue aux points 1 à 4 ci-dessous, indiquez votre handicap et indiquez sous quelle forme le document est requis.

Handicap : Formulaire dans lequel un enregistrement est requis : Formulaire dans lequel un enregistrement est requis Cochez la case appropriée d'un X.

NOTES:

(a) La conformité à votre demande sous la forme spécifiée peut dépendre de la forme sous laquelle le dossier est disponible.

(b) L'accès sous la forme demandée peut être refusé dans certaines circonstances. Dans ce cas, vous serez informé si l'accès sera accordé sous une autre forme.

(c) Les frais payables pour l’accès au dossier, le cas échéant, seront déterminés en partie par la forme sous laquelle l’accès est demandé.

1. Si le dossier est sous forme écrite ou imprimée : copie du dossier* inspection du dossier

2. Si le dossier est constitué d'images visuelles, cela comprend des photographies, des diapositives, des enregistrements vidéo, des images générées par ordinateur, des croquis, etc.) voir les images copie des images » transcription des images*

3. Si l'enregistrement consiste en des mots ou des informations enregistrés qui peuvent être reproduits sous forme sonore : écouter la bande sonore, la transcription de la bande sonore sur cassette audio*, le document écrit ou imprimé

4. Si le dossier est conservé sur ordinateur ou sous une forme électronique ou lisible par machine : copie imprimée du dossier* copie imprimée des informations tirées du dossier » copie sous forme lisible par ordinateur* (disque rigide ou compact) « Si vous avez demandé une copie ou une transcription d'un dossier (ci-dessus), souhaitez-vous que la copie ou la transcription vous soit envoyée par la poste ? Les frais de port sont à payer. OUI NON

G Détails du droit à exercer ou à protéger

Si l'espace prévu est insuffisant, veuillez continuer sur un folio séparé et le joindre à ce formulaire. Le demandeur doit signer tous les folios supplémentaires.

1. Indiquez quel droit doit être exercé ou protégé :
2. Expliquez pourquoi le document demandé est nécessaire à l’exercice ou à la protection du droit susmentionné :

1. Avis de décision concernant la demande d'accès

Vous serez informé par écrit de l'approbation ou du refus de votre demande. Si vous souhaitez être informé d'une autre manière, veuillez préciser votre choix et fournir les informations nécessaires pour que votre demande soit traitée.

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